La communication de la gestion de projet : principes + exemple de plan

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En quoi consiste la communication projet, quelle est l’importance de la communication dans un projet ? Comment concevoir un plan de communication projet ? Comment communiquer en interne et en externe ?

La communication est un aspect central de la gestion de projet.

Une bonne communication autour du projet permet un management optimal des équipes à travers des objectifs clairs, rythmés et partagés. Elle permet de lutter contre le flou et le non-dit, en favorisant les remontées du terrain. Elle permet au final de développer la performance du projet, en identifiant le plus tôt possible les risques.

La communication projet permet aussi d’inclure et de fédérer bien au-delà de l’équipe projet, par un dialogue avec les parties prenantes externes.

Un projet, c’est avant tout une histoire de communication ! Entrons dans les détails.

La communication de gestion de projet : un chemin semé d’embûches.

Les problèmes de communication constituent le premier facteur d’échec des projets. En effet, une information donnée trop tard ou mal comprise peut avoir des conséquences dommageables pour toute la suite du projet.

Rappelons que la communication consiste en la transmission d’un message par un émetteur (personne qui transmet le message) vers un récepteur (personne qui reçoit le message) :

Schéma communication flyer

Le schéma ci-dessus montre les différentes étapes de la transmission du message, et les risques qui en découlent :

  • Côté émetteur, il peut y avoir un décalage entre l’intention (l’idée) et le codage (formulation, gestuelle),
  • Côté récepteur, il peut y avoir un écart entre le décodage et l’interprétation, du fait des éléments parasites qui peuvent se greffer : sentiments, émotions, idées pré-conçues…
  • En voyageant, le message lui-même peut être l’objet d’interférences.

Commençons par aborder la communication du projet en interne, c’est-à-dire au sein de l’équipe projet et au sein de l’entreprise dans son ensemble.

La communication projet en interne.

La communication du projet en interne concerne les actions de communication envers :

  • l’équipe de projet elle-même,
  • les prestataires impliqués dans le projet, y compris les prestataires externes s’ils participent aux réunions projet ou s’ils travaillent physiquement au sein de l’entreprise,
  • les sous-traitants directement impliqués dans le projet,
  • la hiérarchie de l’entreprise et les donneurs d’ordre (comité de pilotage),
  • les utilisateurs en interne,
  • ainsi que le personnel de l’entreprise.

La communication interne au projet peut prendre différentes formes :

  • communication formelle ou informelle : la communication informelle se fait de manière spontanée et non planifiée, mais son contenu peut être important et parfois même décisif : il conviendra de bien formaliser par écrit des échanges informels importants afin d’informer le reste de l’équipe,
  • communication verticale (hiérarchique) ou horizontale/transversale (entre personnes de même niveau),
  • communication ascendante ou descendante.

Au sein de l’équipe projet : les réunions projet.

Au sein de l’équipe projet, les réunions rythment la communication.

Bien préparer une réunion projet implique de se poser les bonnes questions :

  • Quand les réunions vont-elles se dérouler ?
  • Avec qui ?
  • Quel temps y investir ? Pour être efficace, il conviendra de fixer et de communiquer à l’avance les objectifs de la réunion. La réunion commence avec l’ordre du jour et le tour de table, avant de commencer la discussion à proprement parler. L’animateur de la réunion doit être le garant de l’efficacité, du respect du temps et de l’ordre du jour. A noter que les objectifs de la réunion doivent être “SMART”.
  • Qu’est-ce qui a été décidé concrètement ? Un compte-rendu doit être établi qui doit déboucher sur des objectifs d’action précis.

Il existe en réalité quatre types de réunions projet :

  1. Les réunions de travail ou réunions “techniques” :
    • Participants : membres de l’équipe concernés, spécialistes techniques, futurs utilisateurs…
    • Objectif : approfondir des points précis et techniques,
    • Déroulement : ordre du jour, traitement point par point, fixation d’objectifs,
    • Durée : les réunions techniques peuvent parfois être longues,
    • Communication horizontale,
  2. Les réunions de chantier :
    • Participants : le comité de pilotage (Copil) et les différents responsables du projet,
    • Objectif : présenter l’avancement, prendre des décisions,
    • Déroulement : ordre du jour, présentation, questions, délibérations, bilan,
    • Durée : relativement courte,
    • Communication verticale, ascendante et descendante,
  3. Les réunions internes :
    • Participants : l’équipe-projet,
    • Objectif : suivre l’avancement (chaque responsable ou intervenant présente ses actions et sa problématique),
    • Déroulement : ordre du jour, traitement point par point, fixation de nouveaux objectifs,
    • Timing : 2 fois par semaine maximum, durée variable,
    • Communication horizontale,
  4. Stand-up meeting :
    • Participants : membres disponibles,
    • Objectif : faire un point rapide,
    • Déroulement : tour de table, traitement point par point, adaptation des objectifs,
    • Durée : très courte,
    • Communication horizontale, parfois informelle.

Dans tous les cas, les réunions projet doivent donner lieu à un compte-rendu destiné à être diffusé et validé.

Les comptes-rendus de réunions-projet.

Un bon compte-rendu de réunion-projet doit comporter :

  • Un rappel du planning et du déroulé du projet (tableau des actions et responsabilités),
  • Un rappel des objectifs détaillés et des livrables,
  • Le suivi des actions : c’est le coeur du compte-rendu. Il s’agit de rappeler les objectifs qui avaient été fixés dans le compte-rendu précédent et de mesurer l’avancement ainsi que les éventuelles difficultés.

Enfin, pour être efficace, le compte-rendu doit être envoyé aux participants et aux absents rapidement (idéalement sous 24 heures). L’approbation de tous doit être demandée.

La communication projet en externe.

La communication projet doit aussi être tournée vers l’extérieur. Il s’agira en particulier de communiquer auprès :

  • des clients,
  • des fournisseurs,
  • du grand public,
  • ou encore des partenaires de l’entreprise.

Le but est que des personnes a priori éloignées du projet se sentent concernées et impliquées, plutôt que stressées ou sur la défensive. La loyauté est recherchée.

Cela peut faire l’objet d’une communication “corporate” ou “institutionnelle”.

Le plan de communication projet.

Bien gérer un projet passe par l’élaboration d’un vrai plan de communication, en particulier si le projet est long et complexe.

Elaborer un plan de communication consiste en 4 étapes successives : les voici.

1) Définir les groupes cibles auprès desquels communiquer.

C’est la première étape : il s’agira de lister les différentes catégories ou groupes auxquels s’adresser, et de définir pour chacun d’eux :

  • leur niveau d’implication actuel,
  • leurs préoccupations,
  • leur intérêt vis-à-vis du projet,
  • l’enjeu de la communication,
  • vos attentes vis-à-vis de chacun de ces groupes en terme de soutien, d’implication…

2) Définir les objectifs de votre communication projet.

Il s’agit ici de définir des objectifs de communication pour chacune des différentes phases du projet : phase de préparation, de réalisation, de suivi…

Pour chaque phase, il conviendra de définir les objectifs de communication généraux mais aussi les objectifs par groupe cible, ainsi que la liste des actions de communication à mener.

3) Définir les messages par phase et groupe cible, les canaux de communication et le timing.

On entre ici à proprement parler dans le plan de communication projet, qui décrit concrètement et dans le temps les actions de communication à mener, par groupe, par canal et par phase-projet.

Voir notre exemple de plan de communication projet un peu plus bas.

4) Faire une évaluation des actions de communication.

Il s’agit de faire le bilan de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné (ou moins bien) en terme d’actions de communication, afin d’adapter au mieux les efforts.

Un exemple de plan de communication de projet à télécharger (Excel, gratuit).

Cliquez ici pour télécharger un exemple de plan de communication projet : Plan de communication projet exemple

Voir aussi notre article : Les étapes de la gestion de projet.

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